За каждой рекламной кампанией, за каждым ярким креативным «выстрелом» стоит гора бумажной работы. Приоткроем завесу тайны, и расскажем об алгоритме документооборота в спонсорском агентстве.
Первый документ, с которого начинается взаимодействие агентства и рекламодателя — это письмо о полномочиях. Письмо о полномочиях не считается юридически ценным документом и ни к чему не обязывает клиента, хоть и является частью принятого на рекламном рынке документооборота. Это письмо дает рекламному агентству право запрашивать у телевизионных каналов цены на размещение спонсорской рекламы и получать лучшие условия (проводить торги). Чаще всего подписывается генеральным или маркетинг директором.
Дальше идет письмо о намерениях. Часто этот этап пропускается, но иногда его использование необходимо, к примеру, для того чтобы «забронировать» место в проекте и в него не встали конкуренты.
Письмо о намерениях – это подтверждение рекламодателем заинтересованности в размещении рекламных материалов в конкретном ТВ проекте. После получения такого письма, агентство может приступить к переговорам по задействованию ведущего проекта и приступить к обсуждению отработки, креатива с продакшном ТВ проекта.
Когда компания принимает решение о размещении в проекте, приходит очередь гарантийного письма. Гарантийное письмо — это документ (уже юридически ценный), которым рекламодатель подтверждает свое намерение о размещении рекламы в ТВ программе. Письмо подписывают генеральный директор или лицом, имеющее право подписи, и главный бухгалтер (либо финансовый директор). Оно адресуется генеральному директору агентства. Агентство, в свою очередь, отправляет аналогичное письмо на канал.
В этот же момент агентство начинает готовить договоры на размещение с клиентом и каналом, и параллельно с этим запускаются сразу несколько процессов:
- оформление музыкальных справок и сопроводительных писем к роликам и/или стоп-кадрам на канал;
- контроль за предоставлением необходимых документов для заключения договоров (устав, бухгалтерская отчетность и т.д.) от клиента;
- согласование договоров с юридической и финансовой службами;
- согласование договоров с клиентом и каналом;
- подготовка договоров по правам, роликам;
- подготовка договоров с подрядчиками (съемки роликов, актеры, ведущие и т.д.).
После размещения наступает очередь отчетности:
- предоставление данных (эфирные справки) по вышедшим рекламным материалам;
- запрос закрывающих документов на канале;
- контроль за суммами закрытия и суммами оплат на предмет задолженности или аванса;
- отправка «закрывающих» документов на канал и клиентам;
- отслеживание возврата всех документов (акты, договоры и т.д.).
Документооборот -дело тонкое и сложное. Особенно в телевизионной сфере, где нужно согласовывать, утверждать и прописывать каждую мелочь в кадре. Но если работать с профессионалами, весь этот громадный процесс останется для вас незаметным.
